Pasos para digitalizar su programa de seguridad

Herbert Post febrero 24, 2022 6 lectura mínima

Haga el cambio de lápiz, papel y hojas de cálculo a un sistema digital sin problemas.

pasos para la digitalización del programa de seguridad

Muchas empresas hoy en día todavía se niegan a entrar en la era digital. Se limitan a mantener archivos físicos y usan hojas de cálculo de Excel para impulsar sus procesos de calidad y seguridad. Esto tiene un impacto negativo en la productividad y puede generar graves consecuencias y riesgos, como la pérdida de datos debido a un error de manipulación, archivos inutilizables, ediciones y cambios que consumen mucho tiempo.

Como se menciona en este artículo , la transformación digital es una necesidad que se aplica por igual a cualquier empresa independientemente del sector. Otro gran ejemplo de esto se puede encontrar en la industria de procesamiento de alimentos , donde un procedimiento de seguridad deficiente puede tener importantes implicaciones comerciales. Es crucial dar el gran paso hacia la digitalización de nuestro programa de seguridad sin importar en qué industria estemos.

Por importante que sea, está claro que no todas las empresas tienen el tiempo o la mano de obra para digitalizar sus procesos. La digitalización de un programa de seguridad puede ser una tarea abrumadora para empresas de todo tipo y tamaño, especialmente si se considera la variedad de soluciones disponibles en el mercado. Sin embargo, así como usamos los servicios digitales fuera del trabajo para una mejor calidad de vida, también podemos aplicar herramientas digitales en nuestra organización para un mejor desempeño y para mantener la seguridad de las personas que trabajan en tareas de alto riesgo.

Está claro que la necesidad de la transformación digital es una realidad hoy y que será fundamental para cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva y sostenible. Queremos facilitarte este trámite, por eso tenemos una guía paso a paso para comenzar a digitalizar tus procesos de seguridad. Si todavía está indeciso sobre la transformación digital, aquí hay tres ventajas que lo harán querer dar el siguiente paso hacia el futuro de su empresa.

Tres ventajas de un programa de seguridad digitalizado

trabajadores aprendiendo la digitalización del programa de seguridad

1. Estar a la cabeza

Como se mencionó, experimentar la transformación digital ya no es una cuestión de si su empresa realizará estos cambios, sino cuándo los realizará, por lo que la transición hacia las herramientas digitales antes garantizará que su empresa se mantenga a la vanguardia. Los informes de seguridad y cumplimiento inevitablemente se alejarán de las hojas de cálculo.

Al resistirse al cambio, su empresa retrasará la escalabilidad de sus procesos. Como se explica en este artículo , muchas empresas informaron haber iniciado los procesos de transformación digital en 2018, y con la llegada de la pandemia y el trabajo remoto, ese proceso solo se ha acelerado.

Si su organización se ha apegado a métodos de informes obsoletos, esto puede provocar la pérdida de documentos, fallas en los procedimientos de bloqueo o una falta general de procesos de seguridad debido a errores de los involucrados, lo que pone a la empresa en riesgo de multas.

2. Comunicación y soporte inmediato

El papel del programa y los procedimientos de bloqueo y etiquetado en una organización es proteger vidas y propiedades. Estos sistemas de seguridad requieren confiabilidad y comunicación instantánea. La falta de conectividad y comunicación puede generar situaciones de riesgo, especialmente en industrias donde los supervisores podrían estar fuera de servicio durante un procedimiento de bloqueo/etiquetado o donde una pieza de maquinaria podría quedar bloqueada por un empleado que actualmente está fuera de servicio.

Al aprovechar las herramientas digitales, los trabajadores pueden avanzar a través de un flujo de trabajo digital guiado y se pueden enviar alertas en tiempo real para que los gerentes o supervisores estén al tanto de lo que sucede. El almacenamiento y la gestión de todos los datos recopilados pueden proporcionar información detallada e informes detallados, lo que ayuda a la gerencia y a los líderes empresariales a identificar problemas de seguridad y abordarlos de inmediato.

3. Reduzca el estrés de sus auditorías

Las auditorías son siempre una causa de estrés y nerviosismo entre los trabajadores y líderes. Pero una auditoría de OSHA no tiene por qué ser una experiencia desalentadora. Si su organización está cumpliendo con la normativa y manteniendo un buen registro de sus procesos, los días de auditoría serán un día más de trabajo.

A través de una solución de software de auditoría de seguridad, sus procesos y el trabajo de acceder a la información necesaria durante y después de la auditoría serán más fáciles. Confiar en registros en papel puede dificultar el acceso a la información necesaria para proporcionar cumplimiento o acción correctiva. En el peor de los casos, los datos pueden perderse.

Cinco pasos para comenzar a digitalizar su programa de seguridad

trabajar con un programa de seguridad digitalizado

Puede ser que su empresa ya esté incursionando en la digitalización de su programa y procesos de seguridad. A la hora de realizar este trámite hay que tener en cuenta muchos aspectos, como se refleja en este artículo , pero si no sabes por dónde empezar, aquí tienes una sencilla guía paso a paso.

Paso 1 - Establecer una delegación de digitalización del programa de seguridad

Delegar la transformación digital a un equipo de personas responsables del seguimiento del proceso de digitalización. Serán responsables de supervisar el progreso y asignar los recursos para garantizar los resultados en cada área.

Este equipo debe estar compuesto por un líder de cada departamento que digitalizará sus procesos y recursos.

Paso 2: cree una descripción general de alto nivel de su proceso de digitalización

Identificar las principales áreas y procesos existentes que mejor se adaptan al método de digitalización. ¿Qué se va a digitalizar y en qué plazo?

Crear una línea de tiempo de todas las fases a cumplir. Evite apresurar el proceso. Los intereses de cada departamento deben ser tomados en consideración y todas las partes deben estar alineadas en términos de tiempo y expectativas de cumplimiento y entrega.

Paso 3: recopile todos sus registros y todos los datos que haya registrado

Revise todos los informes y formularios de incidentes y seguridad de la misma manera que cada uno de los líderes de su sucursal hace una lista de todos los formularios para tareas particulares, como bloqueo/etiquetado.

Al principio, puede ser tedioso, puede que le cueste saber por dónde empezar y dónde ubicar todos los registros, pero este procedimiento de recopilación y documentación puede ahorrarle a su organización muchos dolores de cabeza en el futuro.

Paso 4: cree un plan con objetivos razonables y escalables

Pregúntese "¿Qué objetivos son razonables?" y divídalos en metas mensuales para tener un conjunto claro de expectativas en los primeros tres meses.

Organice cada objetivo en pequeñas tareas para implementar semana tras semana. Esto hará que el proceso sea más manejable para el personal activo en el proyecto. Ayudará a su equipo de digitalización a mantenerse motivado para tener éxito en la operación y evitar que se sienta abrumado.

Paso 5 - Seleccione soluciones de digitalización y pruébelas en su delegación

Es hora de elegir el programa, el software y las soluciones digitales que lo acompañarán en la creación de un programa de seguridad digital. Antes de seleccionar, debe hacer preguntas clave sobre cada una de las opciones disponibles para usted:

  • ¿Hay capacitación disponible para su equipo?
  • ¿El proveedor de la solución apoyará la implementación?
  • ¿Esta solución va a facilitar la entrada y el acceso a los datos?

Una vez que su equipo investigue los pros y los contras de cada solución, reduzca sus opciones a tres y pruébelas en el campo con los líderes del equipo de digitalización.

A medida que avanza su delegación, comparta con ellos las victorias y los desafíos de implementar el nuevo sistema, ¡manténgalos siempre involucrados en cada paso!

El camino para crear un programa de seguridad digitalizado

Crear una cultura de seguridad positiva no es pan comido. Como se explora en esta guía , al digitalizar sus procesos de seguridad para que todos los equipos puedan acceder a ellos de manera fácil y rápida, logrará una reducción de incidentes y accidentes, junto con un aumento de la eficiencia y la productividad.

La implementación de estos cambios alentará a todos en la organización a hacer de la seguridad una prioridad y una parte de su rutina diaria y, de la misma manera, le permitirá monitorear de cerca el desempeño de seguridad de su empresa y facilitar la mejora continua.

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Author: Herbert Post

VP Global Compliance at Barron Short Companies LTD. Born in the Philadelphia area and raised in Houston in a family who was predominately employed in heavy manufacturing. Herb took a liking to factory processes and later safety compliance where he has spent the last 13 years facilitating best practices and teaching updated regulations


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