Realice el cambio de lápiz, papel y hojas de cálculo a un sistema digital sin problemas.
Muchas empresas todavía hoy se niegan a entrar en la era digital . Se limitan a mantener archivos físicos y utilizar hojas de cálculo de Excel para impulsar sus procesos de calidad y seguridad. Esto tiene un impacto negativo en la productividad y puede generar consecuencias y riesgos graves, como pérdida de datos debido a un error de manipulación, archivos inutilizables, ediciones y cambios que requieren mucho tiempo. Como se menciona en este artículo , la transformación digital es una necesidad que aplica por igual a cualquier empresa sin importar el sector. Otro gran ejemplo de esto se puede encontrar en la industria procesadora de alimentos, donde un procedimiento de seguridad deficiente puede tener importantes implicaciones comerciales. Es crucial dar el gran paso hacia la digitalización de nuestro programa de seguridad sin importar en qué industria estemos.
Por importante que sea, está claro que no todas las empresas tienen el tiempo ni la mano de obra para digitalizar sus procesos. La digitalización de un programa de seguridad puede ser una tarea abrumadora para empresas de todo tipo y tamaño, especialmente si se considera la variedad de soluciones disponibles en el mercado. Sin embargo, así como utilizamos los servicios digitales fuera del trabajo para una mejor calidad de vida, también podemos aplicar herramientas digitales en nuestra organización para un mejor desempeño y mantener la seguridad de las personas que trabajan en tareas de alto riesgo.
Está claro que la necesidad de la transformación digital es una realidad hoy y que será fundamental para cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva y sostenible. Queremos facilitarte este trámite, por eso tenemos una guía paso a paso para comenzar a digitalizar tus procesos de seguridad . Si todavía estás indeciso sobre la transformación digital, aquí tienes tres ventajas que te harán querer dar el siguiente paso hacia el futuro de tu empresa.
Tres ventajas de un programa de seguridad digitalizado
1. Estar a la cabeza
Como se mencionó, someterse a una transformación digital ya no es una cuestión de si su empresa realizará estos cambios, sino de cuándo los realizará, por lo que una transición más temprana hacia las herramientas digitales garantizará que su empresa se mantenga a la vanguardia. Los informes de seguridad y cumplimiento inevitablemente se alejarán de las hojas de cálculo.
Al resistirse al cambio, su empresa retrasará la escalabilidad de sus procesos. Como se explica en este artículo , muchas empresas informaron haber iniciado los procesos de transformación digital en 2018, y con la llegada de la pandemia y el trabajo remoto, ese proceso solo se ha acelerado.
Si su organización ha seguido utilizando métodos de presentación de informes obsoletos, esto puede causar pérdida de documentos, fallas en los procedimientos de bloqueo o una falta general de procesos de seguridad debido a errores de los involucrados, lo que pone a la empresa en riesgo de recibir multas.
2. Comunicación y soporte inmediato
La función del programa y los procedimientos de bloqueo y etiquetado en una organización es proteger vidas y propiedades. Estos sistemas de seguridad requieren confiabilidad y comunicación instantánea. La falta de conectividad y comunicación puede generar situaciones de riesgo, especialmente en industrias donde los supervisores podrían estar fuera de servicio durante un procedimiento de bloqueo y etiquetado o donde una pieza de maquinaria podría ser bloqueada por un empleado que actualmente está fuera de servicio.
Al aprovechar las herramientas digitales, los trabajadores pueden avanzar a través de un flujo de trabajo digital guiado y se pueden enviar alertas en tiempo real para que los gerentes o supervisores estén al tanto de lo que está sucediendo. Almacenar y gestionar todos los datos recopilados puede proporcionar información detallada e informes detallados, lo que ayuda a la dirección y a los líderes empresariales a identificar problemas de seguridad y abordarlos de inmediato.
3. Reduce el estrés de tus auditorías
Las auditorías son siempre causa de estrés y nerviosismo entre trabajadores y dirigentes. Pero una auditoría de OSHA no tiene por qué ser una experiencia desalentadora. Si su organización está cumpliendo con la normativa y manteniendo un buen registro de sus procesos, los días de auditoría serán un día más de trabajo.
A través de una solución de software de auditoría de seguridad, sus procesos y el trabajo de acceder a la información necesaria tanto durante como después de la auditoría serán más fáciles. Depender de registros en papel puede dificultar el acceso a la información necesaria para proporcionar cumplimiento o medidas correctivas. En el peor de los casos, se pueden perder datos.
Cinco pasos para comenzar a digitalizar su programa de seguridad
Puede ser que tu empresa ya esté incursionando en la digitalización de su programa y procesos de seguridad. A la hora de realizar este trámite hay que tener en cuenta muchos aspectos, tal y como se refleja en este artículo , pero si no sabes por dónde empezar, aquí tienes una sencilla guía paso a paso.
Paso 1: Establecer una delegación de digitalización del programa de seguridad
Delegar la transformación digital a un equipo de personas responsables del seguimiento del proceso de digitalización. Serán responsables de supervisar el avance y asignar recursos para garantizar resultados en cada área.
Este equipo deberá estar compuesto por un líder de cada departamento que digitalizará sus procesos y recursos.
Paso 2: cree una descripción general de alto nivel de su proceso de digitalización
Identificar las principales áreas y procesos existentes que mejor se ajustan al método de digitalización. ¿Qué se va a digitalizar y en qué plazo?
Crear un cronograma de todas las fases a cumplir. Evite apresurar el proceso. Se deben tomar en consideración los intereses de cada departamento y todas las partes deben estar alineadas en términos de tiempos y expectativas de cumplimiento y entrega.
Paso 3: recopile todos sus registros y cualquier dato que haya registrado
Revise todos los informes y formularios de incidentes y seguridad de la misma manera que cada uno de los líderes de su sucursal hace una lista de todos los formularios para tareas particulares, como bloqueo/etiquetado.
Al principio, puede resultar tedioso, puede que le cueste saber por dónde empezar y dónde ubicar todos los registros, pero este procedimiento de recopilación y documentación puede ahorrarle a su organización muchos dolores de cabeza en el futuro.
Paso 4: cree un plan con objetivos razonables y escalables
Pregúntese "¿Qué objetivos son razonables?" y divídalos en objetivos mensuales para tener un conjunto claro de expectativas en los primeros tres meses.
Organiza cada objetivo en pequeñas tareas que se implementarán semana tras semana. Esto hará que el proceso sea más manejable para el personal activo en el proyecto. Ayudarás a tu equipo de digitalización a mantenerse motivado para tener éxito en la operación y evitar sentirse abrumado.
Paso 5: seleccione las soluciones de digitalización y pruébelas en su delegación
Es hora de elegir el programa, el software y las soluciones digitales que lo acompañarán en la creación de un programa de seguridad digital. Antes de seleccionar, debes hacer preguntas claves sobre cada una de las opciones disponibles para ti:
- ¿Hay capacitación disponible para su equipo?
- ¿El proveedor de la solución respaldará la implementación?
- ¿Esta solución facilitará la entrada y el acceso a datos?
Una vez que su equipo investigue los pros y los contras de cada solución, limite sus opciones a tres y pruébelas en el campo con los líderes del equipo de digitalización.
A medida que su delegación avanza, comparta con ellos las victorias y los desafíos de la implementación del nuevo sistema, ¡manténgalos siempre involucrados en cada paso!
El camino hacia la creación de un programa de seguridad digitalizado
Crear una cultura de seguridad positiva no es pan comido. Como se explora en esta guía , al digitalizar tus procesos de seguridad para que sean fácil y rápidamente accesibles para todos los equipos, lograrás una reducción de incidentes y accidentes, junto con un aumento de la eficiencia y la productividad.
Implementar estos cambios alentará a todos en la organización a hacer de la seguridad una prioridad y parte de su rutina diaria y, de la misma manera, le permitirá monitorear de cerca el desempeño de la seguridad de su empresa y facilitará la mejora continua.